L’inventaire permet de corriger les erreurs de stock (écart entre le stock théorique de la base données et le stock réel en rayon). Ces erreurs ont différentes cause :
- erreur de distribution / commande express :
- pour les produits sans code barre, erreur de recherche entre deux produits aux libellés similaires
- confusion entre deux produits très ressemblants (les produits taquins 😉 )
- commande express non validée (dans ce cas c’est tout le panier qui est perdu)
- erreur de distribution /précommande :
- erreur de saisie de la quantité (en particulier pour les produits au poids)
- erreur sur le produit (pot de 500gr distribué à l’adhérent alors qu’il a commande le pot de 250gr)
- casse, rebus, DLC expirée
- erreur de réception : mauvaise quantité réceptionnée (ne correspondant pas à la réalité de la livraison)
Pour toutes ces raisons, il faut faire régulièrement un inventaire. Idéalement, il faudrait faire un inventaire chaque mois. Pour l’instant, à l’épiceBrie on est sur un rythme bi-mensuel.
Faire l’inventaire
Faire l’inventaire est une tâche dévolue aux épiciers. On y accède via le mode épicier : https://beta.monepi.fr/epicier/inventaire
Par défaut, on arrive sur le liste de tous les produits de l’épicerie. En général, cette liste est beaucoup trop longue pour pouvoir travailler correctement.
Deux modes de saisie guidée vous sont proposé : par fournisseur ou par catégorie.
Le choix entre ces 2 modes dépend de la manière dont les produits sont rangés à l’épicerie : plutôt par producteur, ou plutôt par type de produit
Pour démarrer l’inventaire, il faut choisir l’inventaire guidé le plus adapté à votre organisation via l’un des deux boutons oranges en bas à droite du menu sur la gauche de la page.
Vous arrivez alors sur le premier fournisseur (ou la première catégorie) selon le bouton choisi.
Pour chaque produit de la liste, saisir la qté réelle trouvée sur les rayons et dans la réserve.
Attention à l’unité de saisie qui peut être soit unité soit kg selon les produits.
Quand la quantité réelle a été saisie pour tous les articles de la liste, il faut :
- IMPORTANT : valider l’inventaire pour ce fournisseur (ou cette catégorie)
(sous peine de perdre l’inventaire de ce fournisseur !!) - passer au fournisseur suivant (ou à la catégorie suivante)
Il faut répéter l’opération pour chaque fournisseur (ou catégorie).
Une fois le dernier inventaire validé, le travail est terminé, vous pouvez quitter la page inventaire.
Validation de l’inventaire
Une dernière étape est nécessaire pour valider cet inventaire : un administrateur de l’association doit aller sur le menu du module admin (https://monepi.fr/admin)
Dans la partie « Actions à traiter » il y aura un bouton « Inventaire à régulariser » avec le nombre d’articles concernés (inventoriés). Cliquer sur ce bouton pour aller sur la page de validation d’inventaire.
Il reste à cliquer sur le bouton [Passer une commande de régularisation totale xxxx] pour générer une commande spéciale (type « régul-stock ») qui va corriger le stock, et par conséquence imputer sur le compte de l’épicerie le montant des écarts.