Dans le cas particulier où on a des produits frais gérés en stock (et non en précommande), l’animateur produit doit gérer le cas des produits invendus.
Exemple : un producteur de champignons nous livre 6 sachets de 500 gr de pleurotes tous les 15 jours.
Les produits ne peuvent pas être conservés pour la distribution suivante.
Le producteur s’engage à reprendre les invendus (les déduire de sa facture).
En amont de la livraison, la gestion est « normale » :
- admin > produits : activation du/des produits
- admin > commander : dans la liste « commandes / produits en stock », ouvrir la commande du producteur, saisir la quantité commandée et valider la commande
- quand les produits sont livrés, les réceptionner comme d’habitude
Après la distribution :
- désactiver le produit pour éviter des précommandes trop anticipées
- admin > produits : vérifier si tous les produits ont été vendus (colonne stock)
- si le stock est à 0, tout va bien, tous les produits ont été vendus.
Si il reste des invendus (stock <> 0) :
Si il reste du stock, il y a probablement un soucis soit de réception, soit de distribution. Il faut utiliser l’analyse produit pour trouver l’explication de cet écart.
Pour que la commande corresponde à la facture, il faut selon le cas :
- erreur de réception : admin > commander, dans la liste des commandes à rapprocher, cliquer sur la commande du producteur, puis ajuster la qté réceptionnée pour correspondre à la quantité réellement reçue, ce qui doit normalement correspondre aussi à la quantité vendue.
- erreur de distribution : demander à un super-admin de faire la correction (en lui donnant l’id de la commande à corriger, ainsi que le produit concerné et la bonne quantité)
- casse / perte : il peut aussi y avoir un différence justifiée entre réception et distribution, en cas de déshydratation (fromage, saucisse…) ou de perte (date limite dépassée, produit abimé) par exemple.
Dans ce cas, le coût de la casse/perte sera assumé par l’association (voir la ligne « (5) Régularisation/stock » dans le compte de résultat).
Il faut également faire un inventaire pour le(s) produit(s) concerné(s) afin de remettre le stock à 0 avant d’ouvrir une nouvelle commande.
Une fois l’écart corrigé ou expliqué, la commande et la facture correspondante pourront être rapprochées.