Il existe 2 types de produits sur monepi :
- les produits en stock (épicerie sèche)
- les produits en précommande (produits frais)
Pour la préparation et l’envoi des commandes, il existe aujourd’hui 2 plans d’exécution possibles :
- Commande automatique (envoi hebdomadaire)
dans ce mode, le système calcule automatiquement les quantités à commander pour les produits en stock
utilisé pour les commandes pain par ex. - Commande manuelle
l’animateur produit peut modifier les quantités à commander avant l’envoi de la commande
utilisé pour toutes les autres commandes, qu’elles soient ponctuelles, bimensuelles…
Pour la gestion des commandes, vous aurez besoin des 4 fonctionnalités suivantes : Fournisseurs, Produits, Commander et Gérer les factures
1. Les produits « stock »
1.1. Commande automatique
Ce mode ne fonctionne que si ces conditions sont réunies :
- besoin de faire une commande de réassort hebdomadaire pour ce fournisseur
- le « Seuil de déclenchement du réapprovisonnement » soit correctement renseigné dans chaque article pour que le calcul automatique de la quantité à commander soit correct
- l’envoi automatique de la commande est configuré dans la fiche fournisseurs (date d’envoi de la commande et mentions à afficher pour chaque article sur la boutique).
Nous n’utilisons pas ce mode à l’épiceBrie. Aucun de nos fournisseurs de produits stock ne nécessite une commande hebdomadaire…
Principe du calcul automatique de la quantité à commander :
- seuls les articles dont le stock est inférieur au seuil de déclenchement peuvent être commandés
- la quantité commandée correspond à la différence entre le seuil de déclenchement et le stock actuel, arrondi au conditionnement supérieur
Pour résumer, l’idée est de commander la quantité nécessaire pour assurer d’avoir en stock au minimum la valeur du seuil de déclenchement.
Exemple :
pour l’article brique de lait demi-écrémé 1l :
- conditionnement : 6
- seuil de réappro : 40
- stock actuel : 14
Le stock étant inférieur au seuil de réappro, l’article va être commandé.
La quantité à commander sera : 40 – 14 = 26
arrondi au conditionnement supérieur : 30 (5×6)
La quantité commandée sera donc de 30 briques de lait, soit 5 packs de 6
1.2. Commande manuelle
Pour faire une commande manuelle, il faut aller sur la page « Commander«
La première liste de cette page propose tous les fournisseurs ayant au moins un produit de type « stock » actif à commander.
/!\ Attention : le fournisseur et ses articles doivent être « Actif » pour pouvoir commander !
Donc, dans le cas des commandes ponctuelles, il faut penser à désactiver les produits après avoir envoyé la commande
Une fois le fournisseur sélectionné dans la liste, il suffit d’ajuster (si nécessaire) les quantités à commander pour chaque article, ajouter en bas de page un message à l’attention du fournisseur, puis cliquer sur le bouton [Valider et envoyer la commande]
2. Les produits en précommandes (produits frais)
2.1. Commande automatique
Ce mode de commande convient uniquement pour des commandes hebdomadaires. C’est le cas du pain par exemple…
La quantité commandée correspond exactement à la somme des précommandes faites par les adhérents, éventuellement arrondie au conditionnement supérieur (c’est le cas par ex. pour des œufs vendus par plaque de 30 et précommandés à l’unité, les adhérents venant avec leurs boites pour récupérer leur commande).
Le producteur a la possibilité via son portail, de définir des quotas pour certains produits dans le cas d’une production limitée.
2.2. Commande manuelle
Le calcul de la commande est identique au mode automatique (sommes des précommandes éventuellement arrondies au conditionnement supérieur).
Une fois la commande envoyée, penser à modifier les infos date de prochaine commande/livraison sur la fiche fournisseur pour donner les bonnes infos sur la boutique…
Dans le cas de commandes ponctuelles, une fois la commande envoyée, penser à désactiver les produits pour qu’ils n’apparaissent plus sur la boutique. Il suffira de les réactiver quand la date de la prochaine commande sera fixée.
Cas particulier : La commande avec surplus
Au moment de l’envoi de la commande (en mode manuel), l’animateur produit a la possibilité de modifier les quantités commandées. Attention à ne pas modifier à la baisse ces quantités, sous peine de priver les adhérents de leur commande !!!
Ceci permet de commander un peu plus de produits frais qui pourront être vendus en surplus à l’épicerie. Il suffit pour cela de configurer l’article avec ‘Gestion du surplus’ à ‘oui’.