Créer ou ajouter des fournisseurs et des produits

ce processus est développé dans la fiche « admin 🞂 Fournisseurs »

Paramétrer ses produits

Introduction

Après avoir ajouté et/ou créé des produits d’un fournisseur sur votre épicerie, il faut les paramétrer afin de s’assurer du leur bon fonctionnement sur votre plateforme.

Pour paramétrer un produit déjà ajouté à votre épicerie, rendez-vous sur la page “Produits” accessible depuis l’administration. Sur cette page vous trouverez la liste de tous les produits ajoutés (non archivés) et en cliquant sur l’un de ces produits vous pouvez accéder à la page de paramétrage de ce dernier

Une partie des données d’un produit sont non modifiables via cette page, et ne peuvent être modifiées que par l’Épi référent de ce fournisseur (en général celui qui l’a créé), via l’accès référent. Pour demander une modification de l’une de ces données, vous pouvez envoyer un mail à l’Épi référent. Celui-ci est renseigné dans la page de paramétrage du fournisseurs de ce produit, dans le champ “Épi référent du fournisseur” de cette page.

N.B. : En bas de page il y a un bouton permettant de valider les modifications. N’oubliez pas de cliquez dessus après avoir fait vos modifications pour les enregistrer. Par ailleurs, si aucune commande n’a encore été passée pour ce fournisseur, un bouton « Supprimer » est affiché permettant vous permettant de supprimer ce produit de vos ajouts.

Type de gestion

Le type de gestion d’un produit, en stock ou en précommande et à l’unité ou au kg/L, est choisi lors de la création d’un produit. Il peut être modifier pour votre Épi, même si vous n’êtes pas l’Épi référent de ce fournisseur, via l’accès référent.

• Stock : Les produits gérés en stock sont commandés au fournisseur pour être stockés à l’épicerie. L’adhérent peut commander (de chez lui ou à l’Épi) et récupérer à tout moment ces produits dans la limite du stock disponible. (Optimal pour les produits stockables pendant un longue durée)
• Précommande : Les produits gérés en précommandes sont réservés par les adhérents avant l’envoi de la commande au fournisseur et leur sont distribués lors de la réception à l’épicerie. (Optimal pour les produits frais, non stockable)
• “à l’unité” : Les produits sont vendus à l’adhérent à l’unité
• “au Kg/L” : Les produits sont vendus à l’adhérent au poids/volume

Paramètres généraux

Une partie des paramètres modifiables du produit sont identiques peu importe le type de gestion du produit.

• Désignation EPI (Nom du produit à l’achat) : C’est le libellé qui sera visible pour ce produit dans votre boutique. S’il n’est pas renseigné c’est la désignation du fournisseur qui sera affichée par défaut.
• Catégorie : C’est la catégorie/sous-catégorie dans laquelle vous souhaitez ranger ce produit, et dans laquelle il sera trouvable lors d’une recherche sur votre boutique.
• Inventaire : Lorsque cette fonction est activée, le produit sera dans la liste des produit à inventorier dans la page “Inventaire” du Mode épicier.
• Actif : Lorsqu’un produit est activé, il est visible sur la boutique et donc disponible à l’achat (si le stock suffisant) et il est également actif dans la page de commande au fournisseur.
• Mise en avant : Lorsque cette fonction est activée, le produit sera mis en avant sur la boutique en étant placé en premier dans la liste des produits présentés sur l’accueil de la boutique.
• Actif au bar : Lorsque cette fonction est activée, le produit pourra être utilisé/vendu dans le module “Bar” de la plateforme.

Paramètre des produits en Précommande

Certains paramètres n’apparaissent que lorsque le produit est géré en précommande.

• Gestion du Surplus : Les surplus sont les quantités supplémentaires réceptionnés pour un produit en précommandes du fait de son conditionnement. Lorsque la gestion du surplus est active ces derniers sont affichés sur la boutique et il est possible de les distribuer via des commandes express aux adhérents. Sinon cette distribution est bloquée par la plateforme pour éviter les erreurs.

Paramètres des produits en Stock

Certains paramètres n’apparaissent que lorsque le produit est géré en stock.

• Seuil déclenchement du réapprovisionnement : Lorsque le nombre d’unités en stock de ce produit passe sous la barre de ce seuil alors ce produit est ajouté à la prochaine commande pour son fournisseur (automatisée ou non) avec comme nombre d’unités à commander, le seuil moins le stock actuel .
• Le paramètre non-modifiable “consommation mensuelle” vous donne une indication pour régler ce seuil. Exemple : Pour un produit, j’ai une consommation mensuelle moyenne de 10 unités dans mon épicerie. Si j’effectue une commande mensuelle pour ce fournisseur, je peux renseigner 10 comme seuil pour être sûr d’avoir toujours suffisamment d’unités pour répondre à la demande.

Paramètres des produits gérés au Kilo/Litre

La gestion des produits au Kilo/Litre permet

• pour les produits en stock de les vendre en VRAC
• pour les produits en précommande d’adapter le prix payé par l’adhérent au poids/volume réel du produit qui lui est distribué. Notamment dans le cas où ce dernier peu fluctuer et que le fournisseur pratique un prix au Kilo/Litre (exemples : poulets, morceaux de fromage…)

Lorsqu’un produit est vendu au Kg/L, un nouveau paramètre doit être renseigné :

• Portion EPI pour les Prix/kg : C’est la portion de poids/volume (à renseigner au kilo ou litre) du produit qui sera ajoutable via la boutique par les adhérents. Cette quantité sera alors ajustée au réel lors de la distribution du produit.
• pour les produit en stock, cela permet à l’adhérent d’ajouter des portions d’un produit en vrac depuis chez lui.
• Pour les produits en précommande, cela permet de renseigner un poids/volume correspondant du poids/volume moyen du produit vendu par le fournisseur et ainsi aux adhérents d’apprécier ce poids/volume moyen associé à un prix au moment de précommander.

Affichage des produits sur la boutique

Un produit n’apparaît pas sur la boutique si :

• Le fournisseur est INACTIF ou archivé
• Le produit est INACTIF ou archivé

Archiver un produit ou un fournisseur

Il est possible d’archiver un produit ou un producteur qui n’est plus utilisé :

• Pour archiver un produit, celui-ci doit avoir un stock à 0. Dans la fiche du produit vous pourrez alors passer le paramètre ACTIF à “archiver”.
• Une fois tous les produits d’un fournisseur archivés il est possible de faire la même chose avec ce fournisseur en passant le paramètre ACTIF à “archivé” dans la fiche du fournisseur.

Produits consignés

La gestion d’une consigne se gère comme un produit mais avec un prix négatif :

Il suffit de créer un produit consigne avec un prix négatif et de le paramétrer en précommande avec surplus à NON.

Les adhérents rapportent les consignes à l’Epi et l’épicier leur passe une “pré-commande express” des consignes rapportées. L’adhérent est ainsi automatiquement et immédiatement remboursé. Ces pré-commandes de consignes avec prix négatif seront prises en compte lors de la prochaine commande au fournisseur avec les autres produits. Lors de la réception de la commande fournisseurs, il faudra juste distribuer les pré-commandes de consignes avec les autres produits du fournisseurs.

Quant au fournisseur, les produits consignés apparaîtront automatiquement sur sa prochaine commande et pourront être remboursés sur la prochaine facture.

Analyser les flux de stock d’un produit

Il peut arriver que vous vous retrouviez face à une incohérence ou une incompréhension :

• par rapport au stock d’un produit, que ce soit par l’absence d’un produit qui devrait être en rayon ou au contraire un produit physiquement présent alors qu’il n’est pas inscrit dans la plateforme
• par rapport à un adhérent mécontent car il n’a pas reçu son produit, ou le mauvais.

Ces incohérences peuvent avoir de nombreuses causes, et notamment des erreurs au moment de l’envoi de la commande fournisseur, de sa réception et de sa distribution.

Un outil dans la plateforme, vous sera très utile dans la recherche de compréhension, pour élucider et ensuite régler ces incohérences et écarts : C’est l’Analyse de stock. Sur la page “Produits”, accessible depuis l’administration, vous trouverez effectivement un bouton “Analyse” pour chacun des produits de la liste, qui ont été ajoutés à votre épicerie.

En cliquant sur ce bouton pour un produit, vous accéder à la page d’analyse des flux de ce produit. Cette vous permets de visualiser l’ensemble des étapes de circulation pour ce produit au sein de votre épicerie depuis son ajout.

• Dans le premier bloc, on retrouve toutes les réceptions de commandes pour ce produit.
• Dans le deuxième bloc, on retrouve toutes les commandes adhérents pour ce produit, dans un tableau qui indique si elles ont déjà été distribuées ; et dans le cas des produits en précommandes, si la commande au fournisseur a déjà été passée.

On retrouve aussi sur la page 4 totaux résumant ces données pour un produit :

• La quantité totale réceptionnée
• La quantité totale commandée par les adhérents (A)
• La quantité totale distribuée aux adhérents (B)
• La quantité totale sur étagère, qui correspond à la quantité théorique en stock à l’épicerie pour ce produit (C=A-B)

Cette page permet donc de visualiser les écarts et de comprendre ce qui a potentiellement pu les provoquer. Puis, à partir de ces informations, vous pourrez alors décider comment résoudre l’incohérence :

• Par un inventaire puis une régularisation (cf.Inventaire et régularisation)
• Par la correction ou la création d’une nouvelle commande fournisseur
• Par la correction d’une réception de commande fournisseur