Créer ou ajouter des fournisseurs et des produits

Introduction

Le choix de vos fournisseurs et des produits qui seront vendus au sein de votre épi est essentiel car il sera au cœur de votre projet d’épicerie participative, et peut conditionner son “bon” fonctionnement. Ce choix se fait en fonction des convictions et des objectifs qui lie votre collectif de citoyens.

L’un des objectifs est de trouver un maximum de producteurs locaux capables d’approvisionner votre épicerie. Cependant, il est également important de penser à avoir une offre de produits complète ; c’est à dire une offre de produits capable de subvenir à l’ensemble des besoins de vos adhérents (en regard des commerce déjà présents sur votre commune, évidemment). Pour cela il est possible de passer par des fournisseur dit “grossiste” pour s’approvisionner en produits qu’il n’est souvent pas possible de trouver localement (ex : Papier toilette).

Ajout de fournisseurs et produits

Sur la plateforme, de nombreux fournisseurs et produits ont déjà été créés par les autres Épis du réseau. Il vous ait donc possible d’ajouter ces fournisseurs et produits pour à votre propre Épi.

N.B. : Il faut bien entendu contacter un fournisseur avant de lui passer commande pour convenir avec lui de la possibilité d’approvisionner votre épicerie et des commodités.

1. Pour trouver des produits déjà renseignés sur le réseau des Épis, rendez-vous sur la page “Rechercher un produit” (accessible depuis la page “Produits” de l’administration) où vous pourrez chercher les produits qui vous intéresse par mots-clés et par département.
2. Une fois un produit repéré, il faut ajouter son fournisseur. Rendez-vous sur la page “Ajouter un fournisseur” (accessible depuis la page “Fournisseurs” de l’administration), où vous pourrez retrouver le fournisseur du produit parmi ceux du réseau et l’ajouter à votre plateforme.
3. Enfin, quand vous aurez ajouter un fournisseur, vous pourrez alors ajouter ses produits (l’ensemble ou seulement une sélection qui vous intéresse) pour les vendre dans votre épicerie. Rendez-vous sur la page “Ajouter un produit” (accessible depuis la page “Produits” de l’administration). Sélectionnez alors le fournisseur que vous venez d’ajouter et vous pourrez alors ajouter ses produits un par un à votre plateforme.

Il vous faudra ensuite paramétrer les fournisseurs et les produits ajoutés pour s’assurer de leur bon fonctionnement sur votre plateforme.

N.B. : Tous les fournisseurs déjà créés sur le réseau des Épis ont un Épi référent (souvent celui qui l’a ajouté au réseau). Ces Épis référents sont responsables de la mise à jour des informations de base affiliées aux fournisseurs et à leurs produits (ex : e-mail, prix, code ean13…).

Création de fournisseurs et produits

Si les fournisseurs avec qui vous souhaitez travaillez, ou les produits que vous souhaitez utiliser, n’existent pas déjà sur la plateforme vous pouvez alors les créer.

Attention : N’oubliez pas de contacter un fournisseur avant de le renseigner sur la plateforme, pour l’informer et vérifier son accord notamment, mais aussi et surtout récolter les informations nécessaires pour la création de son profil et de ses produits.

Pour “Créez un nouveau fournisseur”, rendez-vous sur la page du même nom (accessible depuis la page “Fournisseurs” de l’administration) Pour pourrez alors renseigner toutes les informations nécessaires à son ajout.

Un fois le fournisseur créé, vous pourrez alors créer ses produits. Rendez-vous sur la page “Créer un nouveau produit” (accessible depuis la page “Produits” de l’administration), où vous pourrez renseigner toutes les informations sur ce produit pour l’utiliser dans votre épicerie.

Certains paramètres des produits sont important à comprendre au moment de la création :

Le Type de gestion

1. Stock : Les produits gérés en stock sont commandés au fournisseur pour être stockés à l’épicerie. L’adhérent peut commander (de chez lui ou à l’Épi) et récupérer à tout moment ces produits dans la limite du stock disponible. (Optimal pour les produits stockables pendant un longue durée)
2. Précommande : Les produits gérés en précommandes sont réservés par les adhérents avant l’envoi de la commande au fournisseur et leur sont distribués lors de la réception à l’épicerie. (Optimal pour les produits frais, non stockable)
3. “à l’unité” : Les produits sont vendus à l’adhérent à l’unité
4. “au Kg/L” : Les produits sont vendus à l’adhérent au poids/volume (cf.Paramètres des produits gérés au Kilo/Litre)

Le conditionnement

C’est le nombre d’unités ou poids/volume minimum vendu par le fournisseur pour un produit donné. (exemples : Si vous vendez des patates au kilo et que le fournisseur les vends par sacs de 10kg).

N.B. : Les fournisseurs et les produits que vous créez sur le réseau des Épis sont accessibles par l’ensemble des Épis du réseau. Lorsque vous créez un fournisseur vous devenez alors son Épi référent. Si vous créez un nouveau produit pour un fournisseur déjà existant, l’Épi référent pour ce produit sera tout de même celui du fournisseur.

Paramétrer ses fournisseurs

Introduction

Après avoir ajouté et/ou créé des fournisseurs sur votre épicerie, il faut les paramétrer afin de s’assurer du leur bon fonctionnement sur votre plateforme.

Pour paramétrer un fournisseur déjà ajouté à votre épicerie, rendez-vous sur la page “Fournisseurs” accessible depuis l’administration. Sur cette page vous trouverez la liste de tous les fournisseurs ajoutés et en cliquant sur l’un de ces fournisseur vous pouvez accéder à la page de paramétrage de ce dernier avec tous les champs, divisés en 3 parties : Les coordonnées du fournisseur / Le transport et les livraisons / L’automatisation des commandes

N.B. : En bas de page il y a un bouton permettant de valider les modifications. N’oubliez pas de cliquez dessus après avoir fait vos modifications pour les enregistrer. Par ailleurs, si aucune commande n’a encore été passée à ce fournisseur, un bouton « Supprimer » est affiché permettant vous permettant de supprimer ce fournisseur de vos ajouts.

Coordonnées du fournisseur

Dans cette partie vous retrouvez toutes les informations relatives aux coordonnées du fournisseur qui ont été renseignées lors de la création du fournisseur.

La plupart sont non modifiables via cette page, et ne peuvent être modifiées que par l’Épi référent de ce fournisseur (en général celui qui l’a créé), via l’accès référent. Pour demander une modification de l’une de ces données, vous pouvez envoyer un mail à l’Épi référent. Celui-ci est renseigné dans le champ “Épi référent du fournisseur” dans la partie “transport et livraison” de cette page.

Dans cette partie, vous pouvez toutefois, modifier certains paramètres :

• Distance en km, qui est la distance du fournisseur par rapport à votre Épi, qui sera indiquée sur la boutique lorsqu’un adhérent survol le nom d’un fournisseur et qui pourra servir dans l’identification des produits considérés comme locaux au sein de votre épicerie.
• Actif, qui permet actuellement, en le passant à “non”, de désactiver l’affichage de tous les produits d’un fournisseur sur la boutique et de retirer ce dernier de la page de commande aux fournisseurs.
• Mode commande POST, qui permet d’activer pour l’ensemble des produits d’un fournisseur la gestion de ses produits en dépôt-vente à l’épicerie.

Transport et Livraison

Dans cette partie vous trouverez les paramètres relatifs à la gestion du transport, des commandes par les adhérents et de la livraison, pour un fournisseur.

1. Mode de transport, qui permet de choisir parmi plusieurs mode de transport :
   1. transport = Livraison à l’Épi, Le fournisseur est en charge de la livraison au local de l’épicerie.
   2. FRET = Livraison à l’Épi avec frais de livraison qui seront réparti sur le prix des produits commandés. (plus d’infos)
   3. collecte = Un adhérent sera en charge de récupérer les commandes chez le fournisseur lors d’un créneau de collecte.
   4. covoiturage = Un adhérent de l’Épi sera en charge d’aller chercher les commandes chez le fournisseur lors d’un trajet personnel (date de livraison indéterminée).
   5. distribution = C’est aussi une collecte, mais pour des produits frais qui doivent être distribués dans la journée. L’adhérent en charge de la collecte est alors aussi en charge de la distribution des produits.
2. Jour limite de précommande, “Au plus tard le” et “Livraison le” ; ces paramètres permettent de renseigner pour les produits gérés en précommandes de ce fournisseurs, les informations qui seront données aux adhérents sur la boutique sur les jours de commandes et de livraisons potentielles de ces produits. L’adhérent doit comprendre qu’il faut précommander le produit avant le jour/date indiqué pour pouvoir le recevoir au jour de livraison indiqué.
3. Délai de livraison de la commande fournisseur en jour, permet de renseigner le nombre de jours nécessaires généralement au fournisseur pour la livraison (dans le cas d’une livraison à l’épi), ou pour la préparation (dans le cas d’une collecte), d’une commande de produits. Ce paramètre est notamment utilisé pour informer les adhérents de la date d’arrivée des produits qu’ils ont précommandés, lorsque l’Épi passe une commande au fournisseur.
4. Personne référente, permet de désigner un adhérent de l’Épi comme responsable de ce fournisseur, à titre informatif pour les membres du CA. Cette personne, membre du CA ou du groupe produit, est normalement responsable de surveiller et gérer l’ensemble des activités avec ce fournisseur, notamment la mise à jour des produits et l’envoi des commandes au fournisseur.

Automatisation des commandes au fournisseur

Dans cette partie, vous trouverez les paramètres permettant d’activer et de moduler l’envoi automatique des commandes de produits au fournisseur. N.B. : Dès que cela est possible, nous vous conseillons de mettre en place cette automatisation des commandes, car cela permet de diminuer considérablement le temps dédié à la gestion des fournisseurs, et ainsi d’accorder plus de temps à d’autres activités.

1. Automatiser les précommandes (jour 1 ou 2), lorsque cette fonction est activée, la commande fournisseur (compilant toutes les précommandes adhérents en cours) pour les produits en précommande de ce fournisseur est envoyée automatiquement par mail le jour choisi (Seulement si des commandes sont en cours et que les seuils sont atteints).
2. Jour de l’envoi automatique de la précommande à 1h du matin (jour 1 ou 2), permet le choix d’un jour de la semaine ou du premier jour du mois. La précommande automatique sera envoyé ce jour au fournisseur à 1h du matin.
3. Automatiser les commandes de produits stockables, lorsque cette fonction est activée, la commande fournisseur pour les produits stocks de ce fournisseur (nécessitants un renouvèlement du stock) est envoyée automatiquement par mail à 1h du matin le jour où les seuils définis sont atteints. Ces seuils sont ceux décrits plus bas.
4. Mode d’envoi des commandes rayons, permet de choisir entre
   1. automatique : La commande est envoyé dès que les seuils de votre épi sont atteints
   2. groupé : la commande est groupé à un autre épi et est envoyé lorsque les seuils groupés des épis sont atteints
5. Seuil minimum du montant des commandes automatiques des produits en précommande (en euros), quand ce champ est renseigné alors, si le seuil n’est pas atteint le jour prévu, le mail de commande automatique n’est pas envoyé au fournisseur (les précommandes continueront alors à s’accumuler jusqu’au prochain jour d’envoi automatique, et si à ce moment le seuil est dépassé, la commande sera envoyée).
6. Seuil minimum du montant des commandes automatiques des produits stockables (en euros) : Quand ce champ est renseigné alors, si le seuil n’est pas atteint le jour prévu, le mail de commande automatique n’est pas envoyé.
7. Seuil maximal du montant des commandes automatiques (en euros) : Quand ce champ est renseigné alors, si le seuil est dépassé, le mail de commande automatique n’est pas envoyé et un mail est envoyé aux responsables de ce fournisseurs.

Liste de grossistes pour compléter l’offre locale

L’objectif des Épis est d’offrir aux habitants le maximum de produits locaux. Pour les produits qui ne sont pas disponibles localement, il est recommandé de compléter l’offre auprès des grossistes nationaux afin de proposer une offre complète et cohérente.

Voici une liste non exhaustive de grossistes nationaux disponibles. A noter que chaque Épi est libre d’ajouter de nouveaux producteurs locaux & nationaux sur le réseau.

• AURORE MARKET
• BASEBIO
• BRYIO
• CONSERVERIE COOPERATIVE DE MARCOUSSIS
• CONSERVERIE LA POINTE DE PENMARCH
• COOPERATIVE BIO ILE DE FRANCE
• ECODIS
• EPICE SCOP
• PRONADIS
• PROVINCES BIO
• SOLIDARMONDE

Pour l’épiceBrie, après étude comparative, nous avons choisi PRONADIS comme grossiste.

Archiver un produit ou un fournisseur

Le principe de base dans une base de données, c’est qu’on ne supprime jamais rien. Par contre, on peut faire « disparaître » certaines informations quand elles sont inutiles ou obsolètes.

Il est possible d’archiver un produit ou un producteur qui n’est plus utilisé pour qu’il n’apparaisse plus dans les listes.

• Pour archiver un produit, celui-ci doit avoir un stock à 0. Dans la fiche du produit vous pourrez alors passer le paramètre ACTIF à “archiver”.
• Une fois tous les produits d’un fournisseur archivés, il est possible de faire la même chose avec ce fournisseur en passant le paramètre ACTIF à “archivé” dans la fiche du fournisseur.

Mode transport FRET (transport payant)

Le mode FRET permet de répartir les frais de transport d’une commande sur les produits commandés.

La gestion en mode FRET nécessite le paramétrage du fournisseur en transport FRET et la création d’un produit FRET à 1€ sur le fournisseur.

La création de la commande fournisseur intègre alors automatiquement la ligne FRET à 1€.

Lors de la réception de la commande fournisseur, le coût du transport doit être saisi sur cette ligne dans la case quantité. Les produits commandés doivent être paramétré en pré-commande.

A la validation, le coût du transport est automatiquement réparti au prorata du poids sur les précommandes adhérents concernées.

Après réception il est ensuite possible de corriger la commande fournisseur dans “Gérer les factures” ce qui remet automatiquement à jour les commandes et soldes adhérents.