A quoi sert le mode épicier ?
Le mode épicier permet de :
- Collecter une commande
- Réceptionner des commandes de producteurs à L’Épi
- Distribuer des commandes de produits frais et produits en rayons aux adhérents
- Réaliser un inventaire
Collecter un commande
La collecte des commandes correspond aux commandes qu’il faut aller chercher chez les producteurs locaux. Pour collecter une commande je clique sur “Collecter” depuis la page d’accueil du mode épicier.
Je clique sur la commande collectée chez le producteur que j’apporte à L’Épi, je renseigne la date de collecte et je saisis mon nom dans l’espace commentaire puis je clique sur “modifier”.
Une fois la commande collectée je l’apporte à l’Épi au créneau de réception prévu au planning (par défaut, le vendredi soir à 17h – voir détails dans la description de la tâche sur le planning de l’épicerie).
Réceptionner une commande
La réception des commandes permet d’enregistrer dans le stock de L’Épi, les commandes collectées par les adhérents ou livrées directement par les producteurs.
Pour réceptionner une commande, je clique sur “Réceptionner” depuis la page d’accueil du mode épicier. Je sélectionne la commande que je souhaite réceptionner en cliquant sur le n° de commande à gauche.
Je vérifie les quantités de chaque produit de la commande fournisseur que je réceptionne et je précise les quantités réceptionnées en pensant à cliquer sur “valider la réception de la commande” en bas.
La colonne surplus, indique le nombre de produits frais qui seront en surplus. N’importe quel adhérent peut acheter ce surplus depuis la boutique ou la commande express.
Si je souhaite savoir à quels adhérents sont destinés les produits réceptionnés, il suffit que je clique sur la colonne détail (
) depuis la page réceptionner. Le détail de la commande peut aussi être filtré par adhérent. On peut aussi demande à afficher le n° de téléphone des adhérents.
Une fois réceptionnée, la commande est corrigeable par un animateur produit en quantité, prix et ajout de nouveau produit dans “Gérer les factures” jusqu’à son rapprochement avec la facture.
Distribuer des produits aux adhérents
Utiliser la commande express
La commande express permet aux adhérents de se rendre à L’Épi et payer ses produits directement sur place.
Pour enregistrer les produits qu’un adhérent a choisi à L’Épi, je clique sur “Distribuer” depuis la page d’accueil du mode épicier. Ensuite je rentre le nom de l’adhérent dans la barre de recherche et je clique dessus.
Le nom de l’adhérent est rappelé en haut du formulaire. Il faut cliquer sur [pré-commander] si l’adhérent souhaite pré-commander des produits frais ou bien sur [commande express] s’il veut repartir avec des produits qui sont déjà en stock à L’Épi.
L’épicier peut ensuite ajouter les produits choisis par l’adhérent en utilisant le scan des articles, c’est-à-dire scanner les produits à l’aide du scanner, ou bien en tapant le nom des produits et en les sélectionnant dans la liste.
Ensuite j’ajuste les quantités si nécessaire et je pense à valider en cliquant sur “Valider la distribution”.
Distribuer une pré-commande à un adhérent
Pour distribuer une commande ou une précommande à un adhérent je clique sur “Distribuer” depuis la page d’accueil du mode épicier.
Je rentre le nom de l’adhérent dans la barre de recherche située à gauche et je clique sur le nom de l’adhérent.
Dans l’onglet « Produits en cours », vous avez la liste des produits des commandes en cours pour cet adhérent.
Les produits déjà cochés (carré bleu à droite) ont déjà été précédemment distribués.
J’ajuste la quantité (en particulier si c’est un prix au poids) pour chaque article distribué, et je coche la case “distribuée” à droite des produits disponibles avec lesquels l’adhérent repartira, puis je clique sur le bouton [Valider la distribution de ces produits] en bas du formulaire.
Consulter la liste des précommandes à distribuer
Pour consulter la liste des précommandes à distribuer, depuis la page d’accueil du mode épicier je clique sur “Distribuer” puis sur “précommandes à distribuer”.
Pour distribuer une précommande, je clique sur le n° de commande souhaité. Pour connaître le n° de téléphone de l’adhérent (si besoin de le contacter), il faut cliquer sur son nom dans la liste.
Une fois que j’ai cliqué sur le n° de commande, j’ai la possibilité d’indiquer les quantités de produits avec lesquelles l’adhérent repartira. Je pense à cocher la case distribuée à droite et à valider en cliquant sur “Valider la distribution de ces produits”.
L’adhérent peut désormais repartir chez lui avec ses produits frais.
Consulter la liste des commandes en rayon à distribuer
Pour consulter la liste de commandes de produits en rayon, depuis la page d’accueil du mode épicier je cliquer sur “Distribuer” puis sur “Commandes en rayon à distribuer”.
Pour distribuer une commande en rayon, je clique sur le n° de commande de l’adhérent souhaité. Une fois que j’ai cliqué sur le n° de commande, j’ai la possibilité d’indiquer les quantités de produits avec lesquelles l’adhérent repartira. Je pense à cocher la case distribuée à droite et à valider en cliquant sur “Valider la distribution de ces produits”.
L’adhérent peut désormais repartir chez lui avec ses produits en rayons.
Consulter le surplus disponible de produits frais
Pour consulter le surplus de produits frais disponible je clique sur “Distribuer” depuis la page d’accueil du mode épicier. Ensuite je clique sur “Surplus disponible”.
La liste des produits frais en surplus disponible apparaît et permet d’en informer les adhérents de passage.
A noter : Les produits en surplus ne sont jamais décomptés de la commande suivante. Et ce parce que le stock de produit en surplus est en pratique trop peu fiable par expérience.
Inventaire
Faire l’inventaire permet de corriger le stock réel à L’Épi. Il est conseillé de le faire au moins une fois par mois.
Pour réaliser l’inventaire, je sélectionne les fournisseurs un par un et renseigne les quantités réelles de produits en rayons pour chaque produit.
Je pense à cliquer sur “valider l’inventaire de ce fournisseur” à chaque fois.
L’inventaire peut être réalisé pour un seul produit, mais il ne peut y avoir qu’un seul inventaire pour un produit par jour.
Après passage de la commande de régularisation sur “Administration” par un administrateur, le stock réel sera mis à jour automatiquement et les écarts seront pris en compte dans la comptabilité de L’Épi.
Il est important de faire un inventaire fin décembre de l’année N pour que le compte de résultat de l’année N soit à jour. En début d’année N+1 il faut enregistrer l’inventaire N comme inventaire de début d’exercice N+1 dans dans “Écart inventaire” sur la page “Produits”.